Les entreprises doivent régulièrement faire face à des temps forts durant lesquels leurs employés devront augmenter la cadence et travailler de plus longues heures. Rémunéré ou pas, ce temps supplémentaire comporte des coûts réels pour les employeurs. La gestion des heures et des présences, si négligée, peut de plus, avoir des impacts importants sur la motivation et le moral des employés.

Selon une récente étude menée par Léger Marketing pour le compte d’ADP Canada, 21 % des Canadiens exécutent un nombre plus élevé d’heures par semaine pour augmenter leur productivité, et quatre travailleurs sur dix (37 %) parmi ce groupe n’obtiennent aucune compensation ni congé supplémentaire. Ainsi, 62 % des travailleurs canadiens prendront l’initiative de s’auto-gratifier durant leurs heures de travail. Par exemple, ils quitteront leur emploi plus tôt (53 %), seront moins productifs (27 %), utiliseront des congés de maladie inutilement, prendront de plus longues heures de dîner (21 %) ou décideront tout simplement d’arriver en retard au boulot (16 %).

Depuis des années, et cela s’est intensifié avec le contexte économique actuel, les travailleurs doivent absorber des charges de travail croissantes pour compenser les compressions de personnel. Conséquence : 20 % des travailleurs Canadiens disent devoir rapporter plus souvent du travail à la maison et/ou rester plus tard au bureau pour compléter certaines tâches. Parmi ce groupe :
• Vingt-huit pourcent effectuent de une à cinq heures supplémentaires par semaine.
• Quatre employés sur dix (42 %) disent travailler de six à dix heures supplémentaires par semaine;
• Vingt-huit pourcent effectuent onze heures supplémentaires ou plus par semaine.

Toutefois, on le sait, travailler plus longtemps ne signifie pas toujours travailler mieux. Le recours à des outils de gestion des heures et des présences appropriés peuvent s’avérer utiles pour prévoir les besoins en matière de personnel et procéder aux ajustements nécessaires pour s’assurer que les ressources sont suffisantes et affectées au bon endroit et finalement qu’elles soient justement rémunérée. Il existe sur le marché tout un éventail de solutions de gestion des présences et des systèmes de collecte des heures qui aident les entreprises à planifier, à suivre, à analyser les activités de leurs employés et à en faire rapport, tout en permettant aux employés de consigner ou de passer en revue les heures travaillées, de vérifier le nombre de jours de vacances restants et de demander des congés. Dans certains cas, ces solutions sont même compatibles avec les systèmes de paie, pour encore plus d’efficacité.

L’entreprise American Apparel établie partout au Canada et qui emploie majoritairement des étudiants avec des horaires de travail variables a choisi de simplifier et de rendre plus exacts ses processus de gestion des heures et des présences.

À la suite de l’adoption de la solution EZlabor d’ADP Canada, elle a considérablement réduit le temps alloué à l’administration des heures travaillées de ses employés. L’entreprise a pu en tirer, entre autres, une meilleure gestion des retards et de l’absentéisme et éliminer les risques d’erreurs inévitables avec les systèmes de calcul manuel. Certaines tricheries, comme celles qui consistent à poinçonner la carte d’un collègue en réalité absent, ont aussi été éliminées, un stress de moins tant pour les employés que les gestionnaires.

«Par le passé, nous utilisions un système manuel de collecte des heures travaillées, ce qui était plutôt compliqué à gérer. L’avantage avec ce système est que chaque employé est désormais doté d’un numéro spécifique qui permet de calculer avec précision les heures travaillés et à confirmer leur présence au travail », explique Elisabeth Bartolozzi, responsable du service de paie chez American Apparel.

Charge de travail réduite
Mme Bartolozzi note que la charge de travail a été considérablement réduite pour les responsables de la paie chez American Apparel, mais aussi pour les gestionnaires, chargés de confirmer les heures de travail de leurs employés, à travers le pays. « À chaque semaine, un rapport détaillé de toutes les heures travaillées de nos employés nous permet de rectifier certaines informations erronées avant la distribution de la paie, dont les données sont automatiquement transmise via notre système de gestion des heures et de présences. De plus, nous pouvons plus rapidement identifier les comportements récurrents liés aux retards et à l’absentéisme, mais aussi rémunérer adéquatement les employés qui font du surtemps, » a-t-elle expliqué.

Plusieurs employés disent apprécier grandement les systèmes de gestion des heures et des présences puisqu’ils leur donne la possibilité d’être récompensés justement pour leur travail supplémentaire et leur assiduité.

« Une bonne gestion des heures et des présences et une rémunération adéquate, peuvent accomplir beaucoup lorsqu’il s’agit de réduire les irritants en milieu de travail », a-t-elle ajouté. « Par exemple, les retards réguliers de certains employés peuvent contrariés les travailleurs ponctuels. De tels outils facilitent la planification du travail, une autre source potentielle de frustration et même de défection pour les employés.

Plus que jamais les entreprises doivent bâtir des relations de confiance, tant auprès des actionnaires, dirigeants et gestionnaires, mais aussi auprès de leurs employés. Pour ce faire, les entreprises doivent réussir à éliminer les incertitudes qui viennent encombrer les processus d’affaires et même, dans certain cas empoisonner l’atmosphère ! C’est ce qu’à fait American Apparel en utilisant des solutions de paie et de gestion des heures et des présences qui permettent une plus grande exactitude et équité, en plus d’une sérieuse économie en temps et en argent.