Bon nombre d’employeurs comprennent l’importance de gérer efficacement les absences au travail et les demandes de prestations d’invalidité. Mais peu d’entre eux saisissent toutes les conséquences liées à l’absentéisme pour l’organisation. En fait, au-delà des coûts directs et indirects engendrés, il s’agit d’une problématique complexe et aux répercussions multiples qui touche l’environnement de travail lui-même, la santé des individus et leur situation familiale.
L’absence a un coût
D’un point de vue organisationnel, les coûts reliés à l’absentéisme sont loin d’être négligeables. À titre d’exemple, ces coûts peuvent s’élever à près de 20 000 $ par mois si l’on se réfère au tableau ci-dessous.
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Les coûts reliés à l’absence au travail d’un employé : |
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Coûts directs |
Coûts indirects |
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En général, les coûts indirects en invalidité représentent au moins 3 fois les coûts directs et pourraient s’élever jusqu’à 10 fois, selon les ressources de remplacement. |
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40000$ x 1,6 x (4 semaines sur 52) = 4923$ |
4923$ x 3 = 14796$ |
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Total : 4923$ 14769$ = 19692$ par mois ou 4923$ par semaine ou 985$ par jour |
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Il est donc important de prévenir l’absentéisme et de le gérer de façon proactive de sorte à en contrôler les coûts.
Les 5 étapes pour gérer efficacement l’absentéisme au travail
En adoptant une approche globale, on s’assure de traiter de concert toutes les composantes de la gestion de l’invalidité, à savoir les services de prévention et de mieux-être, l’aide à l’assiduité, les absences occasionnelles et l’invalidité de courte et de longue durée.
Dans les meilleures pratiques, un programme efficace de gestion des invalidités devrait inclure les cinq étapes simples décrites ci-dessous.
D’un régime statique à un programme dynamique
A priori, l’implication et l’appui de tous les intervenants dans l’organisation sont nécessaires pour la mise en œuvre d’un programme de gestion active des absences. Le programme doit être documenté et bien intégré à toute l’organisation de façon à ce qu’il génère les résultats positifs escomptés et n’engendre pas d’effets contraires indésirables. Par exemple, le fait de resserrer les contrôles du programme d’invalidité de courte durée pourrait malencontreusement faire augmenter les absences occasionnelles.
Bien communiquer
La communication régulière des politiques, des pratiques et des procédures est la clé du succès. Pour être efficace, la communication doit se faire à l’échelle de toute l’organisation et la compréhension par la direction, les employés et les syndicats est cruciale. Ainsi, tous les intervenants doivent partager les mêmes objectifs et travailler dans le même sens.
Accommoder les employés
Les employeurs connaissent bien leur obligation légale visant à accommoder les employés lors de période d’invalidité. Nombre d’entre eux sont toutefois moins bien préparés lorsque des modifications aux conditions de travail des employés sont requises pour une durée prédéterminée. Il ne faut alors pas hésiter à faire preuve d’imagination et de créativité, que ce soit en offrant, sur une base temporaire, un rôle différent à l’employé, des heures flexibles, une nouvelle localisation ou un département différent.
Pallier aux besoins des employées en période d’invalidité permet de contrôler les coûts et démontre l’engagement de l’organisation envers ses employés.
Impliquer les gestionnaires immédiats
L’appui du gestionnaire immédiat est primordial lors du retour au travail d’un employé en période d’invalidité. Pour ce faire, il faut impliquer les gestionnaires de première ligne dès le départ en leur fournissant les informations et le soutien nécessaires. En ce sens, le prestataire de service de l’organisation peut s’avérer un excellent allié pour aider et encadrer les gestionnaires de premier niveau lors du retour au travail d’un employé.
Responsabiliser l’organisation
Des mesures concrètes d’évaluation sont nécessaires à une bonne prise de décision. En ce sens, tous les départements de l’organisation doivent être responsables de leur propre gestion des absences ; chaque département doit mettre en place des indices visant à mesurer les coûts et les économies liés aux efforts de retour au travail, le nombre et les périodes d’absence, etc.
Une gestion efficace et proactive de l’absentéisme et de l’invalidité va dans le sens des intérêts des employeurs et des employés. En instaurant un programme efficace et en misant sur les conditions gagnantes pour prévenir l’absentéisme, c’est toute l’organisation qui en bénéficiera grandement.
Angela Borges est directrice, Expérience client, Assurance collective à la Compagnie d’assurance Standard Life du Canada. Elle était conférencière lors de la 27e édition du colloque Insurope qui s’est tenu à Montréal, du 15 au 17 mai 2012.